LATINBIEN - Procedimiento Operativo Estándar (SOP) del Sub-Ciclo de Contratos
1. Propósito
Establecer un proceso claro y eficiente para la incorporación de clientes, facilitando el ciclo de cobros y asegurando la precisión y puntualidad en la gestión de cuentas por cobrar.
2. Alcance
Aplica a todos los asesores de ventas de LATINBIEN involucrados en la creación y gestión de contratos de clientes.
3. Descripción del Proceso
Etapas del Sub-Ciclo de Contratos:
Registro Preliminar del Cliente: Recolección de datos iniciales y colocación de solicitud de compra a crédito.
Creación de Presupuesto y Plan de Pagos: Desarrollo de una propuesta financiera adaptada al cliente.
Pedido de Venta: Formalización del pedido y detalles del producto/servicio.
Construcción del Perfil de Pago del Cliente: Definición de términos y condiciones de pago.
Suscripción y Ratificación del Contrato: Firma y validación del contrato por ambas partes.
Creación de la Cuenta por Cobrar: Registro de la cuenta en el sistema financiero.
Reporte del Primer Pago: Confirmación y registro del primer pago recibido.
Comunicación del Plan de Pagos: Envío del plan de pagos fraccionados al cliente.
Acceso al Portal de Pagos: Orientación al cliente sobre el uso del portal de pagos.
4. Indicadores de Rendimiento (KPIs)
Precisión de los Contratos: Porcentaje de contratos sin errores.
Tiempo de Incorporación del Cliente: Duración promedio desde la persuasión inicial hasta la integración completa.
Tasa de Error: Número de errores registrados durante el sub-ciclo.
5. Beneficios
Mejora en la Satisfacción del Cliente: Procesos claros y eficientes aumentan la confianza del cliente.
Reducción de Errores: Minimización de disputas y malentendidos.
Optimización del Flujo de Caja: Procesos precisos y puntuales aseguran un flujo de caja estable.
6. Responsabilidades
Asesores de Ventas: Ejecutar cada etapa del sub-ciclo con precisión y puntualidad.
Equipo de Finanzas: Monitorear y registrar los pagos recibidos.
Líderes y supervisores de Ventas: Supervisar el cumplimiento del SOP y realizar mejoras continuas.
